Die Konzerte des Kreismusikverbandes werden nach schriftlicher Bewerbung an die Mitgliedsvereine vergeben. Für die Ausrichtung eines Konzertes kann sich jeder Mitgliedsverein des Kreismusikverbandes bewerben.

Da einige Vereine nicht die Möglichkeit haben, ein solches Konzert im eigenen Ort auszurichten, steht den Vereinen die Wahl des Veranstaltungsortes frei. Für die Konzerte stehen zwei Termine zur Auswahl, welche vom Kreismusikverband vorgegeben werden.

Der gastgebende Verein reserviert und mietet die Halle im Namen des Kreismusikverbandes zum vereinbarten Termin. Er übernimmt den Aufbau der Bühne mit den benötigten technischen Anlagen, die Bestuhlung und Herrichtung der Halle sowie die Bewirtung des Publikums. Außerdem stellt er den Zugang zur Halle während der benötigten Zeiten sicher und stellt dann eine Person ab, die mit der Technik der Halle vertraut ist (z.B. zur Bedienung von Licht- und Tonanlagen)

Der ausrichtende Verein erhält vom Kreismusikverband eine Pauschale in Höhe von 250,00 €. Zusätzlich erhält der Verein 10% des Erlöses aus dem Kartenverkauf. Die Bewirtung vor und nach dem Konzert erfolgt ausschließlich auf Rechnung des gastgebenden Vereins.

Sollten für die Miete der Halle, Ausleihe von Bühnenteilen, Aufbau von Tonanlagen, etc. Kosten anfallen, so sind diese auf jeden Fall schon bei der Bewerbung dem Kreismusikverband mitzuteilen.

Die Bühne sollte eine Breite von 11 Metern und eine Tiefe von 7 Metern haben. Sie ist in drei Stufen nach hinten ansteigend aufgebaut. Der Höhenunterschied zwischen den einzelnen Stufen sollte zwischen 25 und 35 Zentimetern liegen. Die beiden hinteren Stufen haben eine Tiefe von jeweils 2 Metern. Die vorderste Stufe soll eine Tiefe von 3 Metern und eine Höhe mindestens 1m über dem Hallenboden haben. An beiden Seiten der Bühne sowie vorne mittig sind Aufgänge für die Musiker und Dirigenten vorzusehen. Auf der Bühne werden ca. 55 Stühle benötigt. 

Für die Konzertmoderation sowie die Redner wird eine Lautsprecheranlage mit Mikrofonen benötigt. Die Bühne muss ausreichend ausgeleuchtet sein. Sollten weitere Licht- oder Tonanlagen benötigt werden (z.B. für Lichteffekte oder Sologesang mit Orchester) werden diese von KMV gestellt.

Die Halle ist für das Konzert mit mindestens 280 Stühlen in Konzertbestuhlung auszustatten. Für den Fall, dass deutlich mehr Zuhörer das Konzert besuchten, sind ausreichend Sitzgelegenheiten für insgesamt 350 Besucher vorzuhalten.

Für das Abstellen und Lagern von Instrumentenkoffern und als Umkleide für die Musiker muss die Halle über abgetrennte Nebenräume verfügen.

Das Konzert findet sonntags um 16:00 Uhr statt. Die Halle ist an diesem Tag ab 13:30 für die Anspielproben zu öffnen.

Am Samstag vor dem Konzert finden die Generalproben der beiden Orchester statt. Die Zeiten liegen in der Regel zwischen 13:00 und 21:00. Die genauen Uhrzeiten für General- und Anspielproben werden kurz vor den jeweiligen Terminen mit dem Ausrichter abgesprochen.

Der Kartenverkauf erfolgt ab ca. 15:15 Uhr. Einlass für die Zuschauer ist nicht vor 15:30. Sollte vor dem Konzert bereits die Bewirtung erfolgen, so muss diese in einem von der Konzerthalle abgetrennten Bereich stattfinden.

Die Eintrittskarten zu den Konzerten und das benötigte Wechselgeld werden vom Kreismusikverband gestellt. Der Verkauf der Karten erfolgt durch ein Vorstandsmitglied des Kreismusikverbandes und einen Vertreter des gastgebenden Vereines.

Sollte der Verein die Möglichkeit zum Vorverkauf der Karten haben, so werden die Eintrittskarten vom KMV zum Vorverkauf an den Verein übergeben. Restkarten und Einnahmen aus dem Vorverkauf sind zum Konzert mitzubringen und werden dort an der Abendkasse mit abgerechnet.

Am Konzertnachmittag werden den Besuchern Getränke und ggf. kleinere Speisen zum Kauf angeboten. Die Bewirtung kann schon vor dem Konzert beginnen. In jedem Fall ist für eine Bewirtung in der Konzertpause und nach dem Konzert zu sorgen. Während des Konzertes findet keine Bewirtung statt!

Der Kreismusikverband fertigt 4 Wochen vor dem ersten Konzert Plakate an, die dann durch den jeweiligen ausrichtenden Verein in der Region ausgehängt werden sollen. Zusätzlich wird der Kreismusikverband weitere Plakate im übrigen Kreisgebiet zum Aushang bringen. Die Kosten für den Druck der Plakate werden vom KMV übernommen.

Die Konzertankündigungen in den überregionalen Medien werden durch den Kreismusikverband veröffentlicht. Um entsprechende Ankündigungen in der lokalen Presse (z.B. Amtsblätter der Orts- oder Verbandgemeinde) bemüht sich der ausrichtende Verein. In diesen lokalen Ankündigungen soll ausdrücklich die Beteiligung des ausrichtenden Vereins ersichtlich werden, da die Bindung und damit das Interesse der Bevölkerung zum Verein oftmals größer ist als zum Kreismusikverband.

Die Bewerbungen der Mitgliedsvereine müssen bis zum 01.05. beim Vorsitzenden des Kreismusikverbandes eingegangen sein. Aus der Bewerbung müssen folgende Punkte ersichtlich sein:

•  Konzertort (Name der Halle)
•  Wunschtermin (können auch beide sein!)
•  Evtl. anfallende Kosten

Die Vergabe Erfolgt durch den Vorstand des Kreismusikverbandes nach Prüfung aller Bewerbungen hinsichtlich Lage des Ortes, Gegebenheiten in der Halle, anfallende Kosten etc. Dabei wird der Ausrichter des Kreismusikfestes bevorzugt behandelt. Bewirbt sich der Ausrichter des Kreismusikfestes auch um die Ausrichtung eines Konzertes, so wird dieser Bewerbung (die entsprechenden Rahmenbedingungen vorausgesetzt) in jedem Falle stattgegeben.